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7 dicas para organizar o consultório odontológico
Normalmente, quando um dentista começa a atuar na área, ele procura formas de organizar o consultório odontológico.
Mas no caminho, se depara com dezenas de problemas que não planejava enfrentar, como burocracia, trabalho administrativo, finanças ou lidar com pacientes.
Ter um negócio não é uma tarefa fácil, e sem uma organização administrativa tudo tende a ficar ainda mais difícil.
Por isso, preparamos essas dicas que ajudarão você a organizar o consultório odontológico com sucesso. Confira!
1. Gerenciar a equipe humana
As pessoas são a parte mais importante de qualquer negócio. Você e seus funcionários devem ser devidamente treinados e ter a atitude e as habilidades necessárias para funcionar com facilidade em seu trabalho.
Folha de pagamento, férias, licenças e horários de trabalho são questões com as quais você costuma lidar e terá que estar preparado para isso ou saber delegar para outra pessoa.
Se você estabelecer claramente os papéis de cada um e suas respectivas obrigações, poderá otimizar o tempo de seus colaboradores e evitar a duplicação de tarefas.
Dependendo do tamanho da clínica, podemos ou não ter alguém responsável por esses processos, mas devemos sempre contar com a assessoria de uma empresa ou pessoa externa que esteja atualizada sobre essas questões.
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2. Assuma o controle das finanças
Ter dados suficientes para poder fazer um balanço de despesas e receitas e assim conhecer em primeira mão a saúde financeira de sua clínica é fundamental.
E as novas tecnologias para aumentar a rentabilidade de um consultório odontológico estão aí para serem usadas.
Com o controle adequado das finanças, será mais fácil eliminar gastos desnecessários e alocar os itens corretos aos investimentos necessários, otimizando os recursos disponíveis.
3. Tenha controle de estoque
Para os dentistas é fundamental ter tudo o que é necessário para realizar seu trabalho, e os pacientes gostam que tudo esteja correto.
Por isso, você não deve esquecer que existem instrumentos que quebram e também elementos descartáveis que precisam ser substituídos rapidamente.
Organizar o consultório odontológico também significa estar sempre totalmente equipado, afinal a falta de qualquer elemento pode arruinar uma consulta.
4. Tenha uma agenda organizada
Os pacientes são o centro em torno do qual tudo gira, sem eles seria impossível manter um consultório odontológico. Existem vários tipos de pacientes, os que vêm pela primeira vez, os que são regulares, os que têm curiosidade, os que fazem check-ups regulares…
Todos eles têm em comum que precisam de uma consulta para serem atendidos, bem como necessitam de um acompanhamento para confirmar que o tratamento cumpre sua finalidade.
Para isso, é essencial que você tenha uma agenda compartilhada que permita conhecer rapidamente o nível de ocupação de seus funcionários e receber notificações quando uma revisão for necessária.
Nunca devemos esquecer que a agenda é o motor da clínica e que deve ser perfeitamente organizada e planejada.
5. Comunique-se com os pacientes
O gerenciamento de pacientes em um consultório odontológico implica ter um bom sistema de comunicação com o qual você possa, entre outras coisas, notificá-los antes de uma consulta para que não se esqueçam de ir.
Um compromisso que ninguém compareceu custa dinheiro, então você tem que tentar evitar essa situação.
Um banco de dados no qual você pode registrar todos os números de telefone e arquivos de pacientes com seu histórico clínico correspondente e informações relacionadas será muito útil para que eles recebam os cuidados que merecem.
Além disso, é preciso cuidar das pessoas que estão na recepção, pois são o rosto amigável que os pacientes em potencial encontram quando entram na clínica e têm protocolos para poder tratar os pacientes com diligência, cortesia e bastante gentileza.
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6. Crie uma estratégia de marketing
Raramente o paciente chega sozinho à porta do consultório. Por isso, é necessário desenvolver uma estratégia de marketing para alcançá-lo.
Ao estudar como organizar uma clínica odontológica, devemos também determinar como organizar nossa estratégia de marketing.
Esta estratégia será composta por estratégias online e estratégias offline. Reserve algum tempo por semana para reavaliar sua estratégia de marketing, aprimorando os fatores que funcionam e deixando para trás o que não funciona.
7. Organize o material
Para facilitar a execução do seu trabalho, tenha uma bancada para armazenar aqueles itens que você usa com frequência.
Isso ajuda a dar mais agilidade ao trabalho e garantir um melhor atendimento ao paciente. Da mesma forma, também evita que você se movimente pelo consultório sem necessidade, em busca de material, o que consequentemente otimiza o seu tempo.
Além disso, use etiquetas para identificar quais itens estão dentro de cada gaveta, evitando que tenha que sair abrindo várias para encontrar aquilo que deseja.
Organize o consultório odontológico
Relacionado a todos os itens acima está a organização, em geral. A organização poderia ser definida como a gestão integral do consultório odontológico, ou seja, dos aspectos trabalhistas, fiscais ou puramente sanitários.
Por isso, saber como organizar o consultório odontológico pode ser um grande diferencial competitivo, já que mostrará aos seus pacientes que todos serão bem atendidos, sem erros ou demoras.
E o aspecto financeiro e burocrático, que mencionamos entre as dicas, também pode ser terceirizado com um escritório contábil. Aqui na Rodrigues & Rodrigues Contabilidade somos especialistas na área e podemos lhe ajudar com seu consultório.
Esperamos que tenham gostado do artigo com dicas para organizar o consultório odontológico e, para aprofundar ainda mais no tema, confira nosso artigo “Contabilidade para Dentistas: A importância de uma contabilidade especializada”.
